Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Voltwave Nexus Kancelaria Prawna
Siedziba: ul. Marszałkowska 58, 00-545 Warszawa, Polska
NIP: 527-318-45-92
REGON: 38471592400000
E-mail: [email protected]

Administrator zobowiązuje się do ochrony danych osobowych zgodnie z najwyższymi standardami określonymi w przepisach RODO oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych.

2. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Podstawy prawne przetwarzania obejmują:

• Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy zawierasz z nami umowę o świadczenie usług prawnych, przetwarzamy dane niezbędne do jej realizacji;
• Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przetwarzamy dane w zakresie wymaganym przepisami prawa, np. przepisami o adwokaturze i radcach prawnych, przepisami podatkowymi;
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przetwarzamy dane w celu komunikacji z użytkownikami, marketingu własnych usług, dochodzenia roszczeń;
• Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w sytuacjach, gdy przetwarzanie wymaga zgody, prosimy o jej wyrażenie i informujemy o możliwości jej wycofania w dowolnym momencie.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) Obsługa zapytań i korespondencji

Gdy kontaktujesz się z nami drogą mailową, przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia korespondencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

b) Świadczenie usług prawnych

Przetwarzamy dane w celu przygotowania dokumentacji, reprezentacji przed urzędami, sądami i innymi organami, a także prowadzenia spraw klientów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

c) Archiwizacja dokumentacji

Zgodnie z przepisami regulującymi wykonywanie zawodów prawniczych jesteśmy zobowiązani do przechowywania dokumentacji przez określony czas. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

d) Działania marketingowe

Na podstawie zgody możemy przesyłać informacje o naszych usługach. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

e) Ochrona przed roszczeniami

Przetwarzamy dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru kontaktu i rodzaju świadczonych usług przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, numer paszportu lub dowodu osobistego);
• Dane adresowe (adres zamieszkania, adres pobytu, adres do korespondencji);
• Dane kontaktowe (adres e-mail);
• Dane dotyczące wykształcenia, doświadczenia zawodowego, historii zatrudnienia (jeśli są istotne dla sprawy);
• Informacje zawarte w dokumentach przekazanych w celu realizacji usługi prawnej (np. umowy, decyzje administracyjne, zaświadczenia);
• Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty).

5. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmioty świadczące usługi na rzecz kancelarii, takie jak dostawcy oprogramowania, hostingu, usług księgowych – wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
• Organy publiczne i instytucje państwowe, jeśli wynika to z obowiązku prawnego (sądy, prokuratura, urzędy wojewódzkie, urzędy skarbowe);
• Podmioty współpracujące przy realizacji usług prawnych (tłumacze przysięgli, biegli, inne kancelarie prawne – za Twoją zgodą lub gdy jest to konieczne do wykonania umowy).

Nie przekazujemy danych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to niezbędne do realizacji usługi i odbywa się z odpowiednimi zabezpieczeniami.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez czas określony przepisami prawa lub do czasu realizacji celu, dla którego zostały zebrane. W szczególności:

• Korespondencja mailowa – do czasu udzielenia odpowiedzi lub wycofania zgody;
• Dokumentacja związana ze świadczeniem usług prawnych – przez okres przewidziany w przepisach o wykonywaniu zawodów radcy prawnego i adwokata, zwykle nie krócej niż 5 lat od zakończenia sprawy;
• Dokumenty związane z rozliczeniami finansowymi – zgodnie z przepisami prawa podatkowego, przez co najmniej 5 lat;
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania;
• Dane związane z dochodzeniem roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego.

7. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać kopię tych danych.

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

W określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy wycofasz zgodę.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz zażądać ograniczenia przetwarzania, gdy kwestionujesz prawidłowość danych, sprzeciwiasz się ich usunięciu lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Jeśli przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody, możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, w tym przetwarzania w celach marketingowych.

Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

8. Sposób realizacji praw

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. W treści wiadomości wskaż, z jakiego prawa chcesz skorzystać oraz podaj dane umożliwiające Twoją identyfikację.

Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach (np. gdy żądanie jest szczególnie złożone) termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące – wówczas poinformujemy Cię o przedłużeniu i jego przyczynach.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Twoją sytuację.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych w związku ze świadczeniem usług prawnych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Odmowa podania danych może skutkować niemożnością świadczenia usługi.

W przypadku obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. obowiązek archiwizacji dokumentacji) podanie danych jest wymogiem ustawowym.

11. Bezpieczeństwo danych

Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• Szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną;
• Kontrolę dostępu do systemów zawierających dane osobowe;
• Regularne kopie zapasowe danych;
• Szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych;
• Zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami współpracującymi.

12. Aktualizacja informacji

Niniejsza informacja może zostać zaktualizowana w związku ze zmianami w przepisach prawa lub w zakresie przetwarzanych danych. Zachęcamy do regularnego przeglądania tej strony. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze dokumentu.

13. Kontakt w sprawie ochrony danych

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych lub realizacji przysługujących Ci praw skontaktuj się z nami:

Voltwave Nexus Kancelaria Prawna
ul. Marszałkowska 58, 00-545 Warszawa
E-mail: [email protected]